Răspunsul la această întrebare, cel puţin în România, este simplu: „pentru că mi se cere la licitaţie”. De multe ori, firmele citesc această cerinţă într-un caiet de sarcini şi caută apoi să-şi rezolve problema cât mai rapid şi ieftin, fără a înţelege integral ce li se întâmplă şi pentru ce plătesc, de fapt. Este încă o „taxă” inventată de STAT, „care nu ştie ce să mai inventeze ca să jupoaie firmele”.
Implementarea şi certificarea unui sistem de management sunt acte voluntare. În România, datorită faptului că certificarea apare ca cerinţă explicită în caietele de sarcini sau pentru obţinerea diverselor autorizaţii sau avize, a devenit mai degrabă obligatorie pentru firmele care doresc să participe la licitaţiile publice sau care au nevoie de autorizaţii gen ANRE, ISU etc. Din punct de vedere legal, nu există nicăieri specificată vreo obligaţie a firmelor sau a autorităţilor contractante în acest sens. În practică, fenomenul însă a condus la situaţii aberante în care pentru proceduri de achiziţie care nu implică cine ştie complexitate şi pot fi rezolvate de firme mici (maxim 10 angajaţi, de exemplu) să se ceară sisteme de management integrate din trei, patru sau chiar cinci standarde, dificil de gestionat chiar şi într-o organizaţie de dimensiuni mai mari. Ca să nu mai vorbim de inutilitatea unui sistem de management al securităţii informaţiilor la o firmă de instalaţii electrice ori construcţii.
Din punct de vedere practic, cerinţa unei autorităţi publice de a solicita existenţa unui sistem de management – în principal cel de management al calităţii – este justificată de gradul de control asupra proceselor interne ale unei firme pe care un sistem de management îl presupune, certificat printr-un audit din partea unei organizaţii independente. Este o asigurare că, în cazul apariţiei unei probleme, în firma respectivă există proceduri – care au început să fie cerute explicit prin caietele de sarcini sau la autorizare – de execuţie, control şi gestionare a neconformităţilor şi că firma respectivă ştie ce trebuie făcut.
Acesta este, în realitate, şi principalul motiv pentru care o organizaţie ar trebui să implementeze şi, eventual, certifice, un sistem de management, în primul rând un sistem de management al calităţii în baza SR EN ISO 9001:2008. Acest standard impune cerinţe legate de controlul documentelor şi înregistrărilor, controlul neconformităţilor, planificare, gestionare resurse materiale şi umane, analiză managerială şi audit intern, gestionarea relaţiilor cu clienţii şi furnizorii.
Implementând un sistem de management, o firmă capătă un control mai bun asupra afacerii proprii. Deşi poate părea surprinzător, mai mult beneficiază de o asemenea implementare o firmă de dimensiuni mici, decât una de dimensiuni mari care, de regulă, are proceduri care exced cerinţele standardului şi îşi permite personal calificat şi dedicat pentru controlul proceselor – planificare, achiziţii, resurse umane, control intern etc. Pentru astfel de firme, aduce în principal beneficii de imagine, iar auditurile periodice din partea unui organism de certificare sunt utile ca formă de feedback asupra performanţelor şi evoluţiei proprii. O firmă mică poate ajunge la un nivel de control similar prin adoptarea aceluiaşi mod de management ca o firmă mare.
O astfel de implementare nu este un proces dificil şi se poate face în orice organizaţie, chiar şi cu doi-trei angajaţi. Dacă sunt anumite activităţi care nu se pot acoperi intern, ele pot fi externalizate – ca de exemplu, activitatea de audit intern. Este însă foarte important ca organizaţia să nu se mulţumească doar cu achiziţionarea de hârtii, ci să profite de această implementare pentru a-şi îmbunătăţi performanţele. De aceea este bine să caute parteneriate cu acele organizaţii – firme de consultanţă, organisme de certificare – ce pot aduce plusvaloare. Dacă este vorba doar de hârtii, orice preţ ai plăti pe ele, oricât de mic, este oricum mare.