Una dintre constatările cele mai frecevente în activitatea de consultant este că foarte multe companii sunt incapabile să definească, fie şi la un mod rudimentar, procesele interne şi responsabilităţile angajaţilor. Când le pun în faţă un tabel simplu – o fişă de proces – care se completează de la sine răspunzând la întrebările de acolo, majoritatea capotează şi „nu mai bine le faceţi dumneavoastră?”, fiindcă, până la urmă, de aia m-au angajat.
Exceptând cazurile în care le primesc „pachet” de la firma-mamă, acelaşi lucru se petrece şi în firme mari, cu o structură (cvasi)corporatistă şi în firme mici, de tip antreprenorial.
Noul Cod al Muncii pune un accent mai mare pe definirea responsabilităţilor şi stabilirea obiectivelor, or asta nu se poate face fără o definire clară a proceselor şi responsabilităţilor persoanelor implicate. În ceea ce priveşte acestea din urmă, există deja disponibile profile şi standarde ocupaţionale care pot sta la baza definirii lor (fiindcă, desigur, au un grad de generalitate şi necesită adaptări, nu doar copy/paste).
Absenţa acestor definiri concrete permite eludarea sau pasarea responsabilităţilor, dar şi o supraîncărcare cu atribuţii nespecifice. Desigur, cu cât firma este mai mică, cu atât segregarea activităţilor este mai dificil de făcut, dar cu atât mai mult devine importantă prioritizarea taskurilor, existând riscul alocării unor resurse nejustificate către activităţi secundare în detrimentul celor cu adevărat importante, sau pur şi simplu al ignorării/uitării altora.
De aceea, o definire a proceselor şi a unei hărţi a acestora este foarte importantă, ea fiind baza planificării activităţilor şi stabilirii atribuţiilor şi responsabilităţilor. Pentru firmele mici, planificarea şi prioritizarea sunt esenţiale deoarece ele nu dispun de resurse, nici materiale, nici umane.